Hvad dækker disse begreber over? Er de juridisk bindende for en leverandør? Hvilke konsekvenser har manglende overholdelse? Er der standarder, som man kan anvende ved udarbejdelsen heraf?

Virksomhedernes samfundsansvar (CSR) og ”bæredygtighed” særligt i social og miljømæssig henseende er i stigende grad genstand for opmærksomhed.

Der er også efterhånden flere virksomheder i Grønland, der på egen foranledning arbejder med CSR-politikker og ”Code of Conducts”, eller som mødes med krav herom i forbindelse med indgåelse af kontrakter. Fx ved krav om, at en leverandør tiltræder kundens Code of Conduct eller, at leverandøren selv skal byde ind med sin egen CSR-politik i forbindelse med et udbud.

 

Den globale strømning

Der er lavet en række globale initiativer, hvorved CSR (Corporate Social Responsibility) og mål for bæredygtighed er defineret og konkretiseret.

Et vigtigt fundament er FN’s ”Global Compact”, som er et sæt retningslinjer for samfundsansvar med 10 principper for menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Se https://globalcompact.dk/de-10-principper/. Det er områder, som samtidig er etisk relaterede og vigtige for virksomheders omdømme.

Siden er i 2015 formuleret FN’s Verdensmål for bæredygtig udvikling, der omfatter 17 konkrete mål for, hvordan der globalt skal arbejdes for at afskaffe fattigdom og sult i verden, reducere uligheder, sikre god uddannelse og bedre sundhed til alle, anstændige jobs og mere bæredygtig økonomisk vækst. En virksomhed, som proaktivt arbejder for fremme heraf, udvælger typisk 1-2 Verdensmål, som er særligt relevante for virksomheden, og som den vælger konkret at arbejde med. Grønlands officielle side for Verdensmålene finder du her: https://www.anguniakkavut.gl/

 

Hvad er CSR-politikker og Code of Conducts

En CSR-politik er virksomhedens egen formulerede politik om, hvordan den udviser samfundsmæssig ansvarlighed i forbindelse med sin produktion og drift. Politikken omhandler typisk en beskrivelse af, hvordan virksomheden forholder sig til arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption o.l. Ofte ses de formuleret tæt op ad nogle af FN’s Global Compact’s 10 principper eller med direkte reference dertil.

En virksomheds Code of Conduct er virksomhedens eget formulerede adfærdskodeks for, hvordan medarbejdere skal optræde – kort sagt ”retningslinjer for, hvordan vi gør..”. Tilsvarende kan en virksomhed udarbejde Code of Conducts, som virksomhedens leverandører skal følge. Det er således at styringsredskab til at sikre, at medarbejderne og/eller leverandører agerer inden for de rammer, som virksomheden har fastlagt.

I praksis ses CSR-politikker og Code of Conducts nogle gange at flyde sammen.

 

Code of Conducts i leverandørens kontrakter

Virksomhedens CSR-politik og Code of Conducts binder i første række virksomheden selv, herunder egne medarbejdere.

I forbindelse med indgåelse af kontrakter med leverandører kan en virksomhed dog tillige vælge at forlange, at en leverandør også skal tiltræde virksomhedens Code of Conduct. Den kan fremgå som et bilag til parternes aftale eller ved henvisning til en hjemmeside, leverandørmanual eller lignende. Der kan fx også være bestemmelser i selve kontrakten om compliance (overholdelse) af lovgivning m.v.

Typisk kræves det, at leverandøren med sin underskrift bekræfter, at leverandøren vil leve op til kravene og retningslinjerne i virksomhedens (kundens) Code of Conduct. I så fald sker der en juridisk aftalemæssig binding for leverandøren, der i så fald skal overholde kravene og efterleve retningslinjerne fastsat heri på linje med andre bestemmelser i parternes kontrakt.

Det kommer helt an på formuleringen i de enkelte Code of Conducts hvad leverandøren forpligter sig til, og man skal derfor nøje læse og forstå dem, inden man skriver under, så man kan identificere udstrækningen af sine forpligtelser og ikke mindst, om man kan opfylde dem. Vil efterlevelse indebære ekstra arbejde? Hvilke øgede omkostninger vil det have? Er det klart og overskueligt? I forhold til anti-korruption ses fx krav om efterlevelse af anti-korruptionslovgivning i andre lande. Det er naturligvis vanskeligt at forholde sig til.

Såfremt leverandøren overtræder bestemmelser i Code of Conduct vil det typisk fremgå af kontrakten, at dette er ensbetydende med misligholdelse af kontrakten med den konsekvens, at kunden kan ophæve kontrakten – dvs. frigøre sig fra kontrakten med øjeblikkelig virkning, eller at der fx skal betales en bod.

Der ligger således en opgave ved aftaleindgåelsen i at få konkretiseret og afgrænset, hvad man skal, og hvad man ikke må.

 

Inddragelse af CSR-krav ved udbud

Det ses i stigende grad også, at ordregivere – særligt offentlige udbydere – kræver overholdelse af en ”sociale klausuler” vedrørende arbejdstagerrettigheder, arbejds- og uddannelsesklausuler, miljø m.v. Desuden ses i yderste konsekvens ordregivere, som prioriterer bud fra virksomheder, der kan fremvise CSR-politikker og dokumentere, at de arbejder proaktivt for at fremme bæredygtighed.

Det øger naturligvis kompleksiteten ved budafgivelsen for begge parter. Dels for ordregiveren, der skal tage hensyn hertil i udbudsproceduren som et udvælgelseskriterium og sammenligne budene (hvortil kommer, at offentlige ordregivere skal følge udbudslovens principper om ligebehandling og gennemsigtighed), og for dels tilbudsgiverne, der skal leve op til og konkurrere på vilkårene i et udbudsmateriale.

Det er her igen vigtigt for begge parter nøje at overveje hvilke CSR-krav, der er relevante i forhold til den konkrete kontrakt. Kravene skal udformes, så det står klart for leverandøren og for ordregiver selv, hvad de indebærer, hvordan udvælgelse skal ske, og efter kontraktindgåelsen hvordan ordregiver kan følge op på, om kravene overholdes.

 

Hvordan formulerer virksomheden sin CSR-politik og Code of Conduct?

 

Der findes ingen officielle standarder for udarbejdelse af CSR-politikker og Code of Conducts. Man kan dog evt. tage udgangspunkt i anerkendte principper som FN Global Compacts 10 principper og evt. henvise til dem, samt lade sig inspirere af beskrivelser af Verdensmålene, herunder delmålene. Man kan også søge inspiration i materiale fra CSR Greenland eller andre virksomheders CSR-politikker.

Virksomhedens CSR-politik og Code of Conduct bør dog altid formuleres således, at de tilpasses virksomhedens formål og konkrete forhold. Man skal derfor nøje overveje, hvad der er relevant for virksomhedens aktiviteter og branche – og evt. krav i et udbud.

Ved udarbejdelsen skal man først kortlægge virksomhedens vigtigste negative og positive påvirkninger. Søg dernæst at prioritere disse og beskriv de væsentligste krav og retningslinjer (”vi skal sikre…”, ”vi skal undgå…” og ”vi vil styrke…”, ”vi skal bidrage til…” osv.).

Nuna Advokater har ekspertise på området og bistår gerne med udarbejdelse eller kvalitetssikring af CSR-politikker og Code of Conducts, kontrakter og udbud, samt råd og vejledning desangående.

Kontakt kan ske til advokat Helen Kibsgaard på email hk@nuna-law.gl